Assurer le suivi des absences
Consignez les motifs d’absence et organisez le prochain échange à l’aide des dossiers quotidiens et des statuts de suivi trimestriel.
Vérifié avec les commandes Workspace le 29 octobre 2026.
Présentation
Consignez les motifs d’absence et organisez le prochain échange à l’aide des dossiers quotidiens et des statuts de suivi trimestriel.
Repérez les éléments de l’écran
Exemple pour vous exercer : les noms, les données et les montants sont fictifs. Les options dépendent du programme scolaire, de la devise et de vos droits d’accès.
Exemple sur téléphone
Les libellés de l’interface sont en anglais. Les étapes traduites ci-dessous vous aident à repérer chaque commande. Suivez les étapes, vérifiez les informations enregistrées et choisissez la suite.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité
Ouvrez les présences de l’établissement dans le bon espace. Les tendances, motifs d’absence, suivis et règles à l’échelle de l’école exigent des droits administratifs ou CSO et l’accès au module.
Avant de commencer
Vérifiez l’établissement, l’année scolaire et la date avant toute saisie. Assurez-vous que l’élève appartient à la classe sélectionnée pour cette année.
Vérifiez d’abord le registre et ses corrections. Un dossier quotidien exige une absence ou une demi-journée enregistrée ; le suivi trimestriel exige aussi une période du calendrier et les seuils de l’école.
Champs obligatoires et facultatifs
| Champ | Obligation | Format ou exemple | Condition préalable |
|---|---|---|---|
| Date des présences | Obligatoire dans ce formulaire | Choisissez aujourd’hui ou une date antérieure autorisée. Les dates futures sont indisponibles ; l’école peut restreindre les modifications des jours passés. | Politique de dates de l’établissement |
| Commentaire / motif / note | Facultatif | Facultatif dans le formulaire. Consignez l’observation utile ou la prochaine étape convenue ; n’inventez pas de motif. | Informations vérifiées |
| Statut du suivi | Obligatoire dans ce formulaire | Pour le suivi trimestriel, choisissez Non commencé, Ouvert, En attente, Rendez-vous fixé, En cours ou Transmis au responsable, puis enregistrez la ligne. | Élève et trimestre sélectionné |
| Trimestre et filtres de niveau / classe | À vérifier avant de continuer | Vérifiez la période et le filtre sélectionnés. Ces commandes modifient l’affichage, pas les présences enregistrées. | Calendrier du programme et données chargées |
Actions quotidiennes : Justifier ou Transmettre au responsable enregistre le statut et le motif facultatif. Appeler le parent consigne la prochaine action. L’élève et le jour proviennent de la ligne et de la date choisie.
Conditions des listes de choix
| Choix | Origine des options | Sélection précédente | Si l’option manque |
|---|---|---|---|
| Trimestre et filtres de niveau / classe | Calendrier du programme et données chargées | Les trimestres proviennent du calendrier du programme de l’établissement. Si une période manque, vérifiez le programme, l’année scolaire et les dates des trimestres. | Les niveaux proviennent des données de synthèse. Les classes proposées pour le suivi dépendent des élèves présents dans la liste ; une classe sans élève concerné peut donc ne pas apparaître. |
Parcours sur ordinateur
Vérifiez l’élève et le jour sélectionné.
Démonstration à l’écran · 0:45Télécharger le GIF ↓Vérifiez le trimestre et la succession des présences de l’élève.
Démonstration à l’écran · 0:45Télécharger le GIF ↓- Ouvrez Présences → Suivi des absences et vérifiez le jour. Consultez les absences inexpliquées et la classe de l’élève avant de saisir un motif factuel.
- Choisissez Justifier ou Transmettre au responsable pour enregistrer le motif et le statut. Une absence justifiée passe dans la liste correspondante ; vérifiez-y le motif enregistré.
- Appeler le parent enregistre la prochaine action. Cela ne lance aucun appel ni SMS. Contactez la famille par le canal convenu et consignez ce qui a été décidé.
- Pour les absences répétées, ouvrez Élèves à suivre. Choisissez le trimestre, la classe et le filtre de motif ; consultez la succession des jours avant de changer le statut.
- Choisissez un statut, saisissez la prochaine action convenue et enregistrez la ligne de l’élève. Attendez la confirmation de mise à jour, puis revenez à la ligne.
Parcours sur mobile
Vérifiez l’élève et le jour sélectionné.
Démonstration à l’écran · 0:45Télécharger le GIF ↓Vérifiez le trimestre et la succession des présences de l’élève.
Démonstration à l’écran · 0:45Télécharger le GIF ↓Sur téléphone, fermez le menu et descendez jusqu’au tableau. Faites-le glisser horizontalement pour atteindre les colonnes de statut, de note ou d’action. Gardez à l’esprit le nom de l’élève et la période, puis enregistrez la bonne ligne.
Enregistrer et vérifier
Vérifiez séparément le statut quotidien et le suivi trimestriel. Une note seule n’est enregistrée qu’après l’action correspondante ou Enregistrer. Ces actions ne modifient ni la présence ni la situation des frais scolaires.
Dépannage
L’élève n’apparaît pas dans le suivi ?
Vérifiez le jour ou le trimestre, les filtres de classe, les présences et les seuils. Effacez les filtres. Une absence aujourd’hui ne remplit pas forcément la règle des absences répétées.
Si l’enregistrement échoue, conservez vos notes, vérifiez la connexion et lisez l’erreur. Rouvrez la même classe à la même date pour vérifier les données enregistrées avant de réessayer.
