Rà soát khoản chi, ngân sách và phê duyệt
Ghi khoản chi được hỗ trợ và rà soát quyết định với chứng từ rõ.
Đã kiểm tra ngày 29 tháng 10 năm 2026
Tổng quan
Khoản chi phân biệt cam kết và ghi sổ đã trả. Ngưỡng và kiểm tra ngân sách có thể cần duyệt trước.
Làm quen với màn hình
Ví dụ để thực hành: mọi tên, hồ sơ và số tiền đều là dữ liệu giả định. Các lựa chọn phụ thuộc vào chương trình học, đơn vị tiền tệ và quyền truy cập của bạn tại trường.
Ví dụ trên điện thoại
Nhãn trong giao diện được hiển thị bằng tiếng Anh. Hãy làm theo các bước đã dịch bên dưới để tìm từng nút và trường cần dùng. Làm theo trình tự, kiểm tra thông tin đã ghi lại và chọn bước tiếp theo.
Ai có thể dùng tính năng này
Dùng tài khoản trường được cấp quyền. Tài chính thực tế cần mô-đun School Finance và vai trò cán bộ tài chính, quản trị viên, chủ sở hữu, đồng sở hữu, giám đốc hoặc hiệu trưởng. Công bố biểu phí và quyết định điều chỉnh cần chủ sở hữu, đồng sở hữu hoặc giám đốc; không được tự duyệt yêu cầu của mình.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra trường, chế độ thực tế hay mẫu, tiền tệ và kỳ báo cáo. Chuẩn bị chứng từ đã duyệt và xác nhận người được lưu, duyệt hoặc gửi. Hóa đơn thuê bao Kurasa thuộc hướng dẫn Quản trị riêng.
Chuẩn bị hóa đơn/biên nhận được duyệt, loại, tiền, ngày và chính sách. Xác nhận người yêu cầu khác người duyệt có quyền.
Trường bắt buộc và tùy chọn
| Trường | Yêu cầu | Định dạng hoặc ví dụ | Điều kiện trước |
|---|---|---|---|
| Loại, số tiền và ngày chi | Bắt buộc trong biểu mẫu này | Loại bắt buộc, tối đa 120 ký tự; số tiền dương và ngày chi bắt buộc. Kiểm tra hạn trả của hóa đơn. Mô tả (255 ký tự) và URL chứng từ (500) tùy chọn. | Chính sách trường đã duyệt, chứng từ và trách nhiệm được giao. |
| Trạng thái chi và ngân sách | Bắt buộc trong biểu mẫu này | Chọn cam kết/khoản phải trả hoặc ghi sổ/đã trả theo chứng từ. Ngưỡng và vượt ngân sách có thể cần duyệt trước khi ghi sổ. Cam kết chưa phải tiền đã chi. | Chính sách trường đã duyệt, chứng từ và trách nhiệm được giao. |
| Loại điều chỉnh, đối tượng, tiền và lý do | Bắt buộc khi áp dụng | Nếu có biểu mẫu, chọn loại và gia đình hoặc khoản chi tương ứng. Số tiền dương và lý do tối đa 255 ký tự bắt buộc. Nhận xét quyết định tùy chọn; người duyệt phải có quyền và khác người yêu cầu. | Chính sách trường đã duyệt, chứng từ và trách nhiệm được giao. |
Điều kiện để có danh sách lựa chọn
| Lựa chọn | Nguồn danh sách | Lựa chọn trước đó | Nếu không có |
|---|---|---|---|
| Hàng đợi phê duyệt và danh mục | Yêu cầu đã lưu, quy tắc trường, vai trò tài chính và danh mục ngân sách đã thiết lập. | Lưu hoặc gửi hồ sơ gốc, sau đó dùng tài khoản người rà soát có quyền. | Kiểm tra chờ/cần thông tin, bộ lọc và quyền; xem lịch sử trước khi tạo yêu cầu khác. |
Hướng dẫn trên máy tính
Kiểm tra không gian làm việc và chọn các tùy chọn bắt buộc.
Hướng dẫn trên màn hình · 0:45Tải GIF ↓- Mở Tài chính → Khoản chi; so khoản trả, cam kết và ngân sách đã thiết lập. Đọc trạng thái thiếu ngân sách trước số dư.
- Chọn ghi khoản chi. Nhập loại, tiền dương, ngày; kiểm tra hạn, mô tả và URL tùy chọn.
- Chọn cam kết hoặc đã trả theo nguồn, rà soát rồi lưu. Kiểm tra chờ duyệt hay đã ghi sổ.
- Mở Phê duyệt với chủ sở hữu, đồng sở hữu hoặc giám đốc có quyền. Xem loại, gia đình/chi, tiền, lý do, lịch sử; không tự duyệt.
- Duyệt, từ chối hoặc yêu cầu thông tin và thêm nhận xét hữu ích. Mở lại chi/điều chỉnh, kiểm tra trạng thái và sổ; kiểm tra thanh toán ngoài riêng.
Hướng dẫn trên điện thoại
Kiểm tra không gian làm việc và chọn các tùy chọn bắt buộc.
Hướng dẫn trên màn hình · 0:45Tải GIF ↓Trên điện thoại, mở Tài chính và vuốt các thẻ đến chức năng cần dùng. Xử lý từng bảng; cuộn bảng rộng hoặc xoay ngang. Đóng bàn phím để thấy các nút cuối.
Chọn dữ liệu tiên quyết trước. Kiểm tra lại gia đình và kỳ sau khi đổi bộ lọc. Dùng màn hình lớn cho ma trận phí và lập hóa đơn hàng loạt; vẫn có hướng dẫn bằng chữ.
Chờ xác nhận, mở lại và đối chiếu nguồn. Nếu yêu cầu có thể đã hoàn tất, xem biên nhận, đợt xử lý hoặc lịch sử trước khi thử lại.
Lưu và kiểm tra
Trạng thái, quyết định và chứng từ khớp. Khoản chờ và cam kết khác tiền đã chi.
Khắc phục sự cố
Khoản chi còn chờ hoặc bị từ chối duyệt
Kiểm tra ngưỡng, ngân sách, vai trò và trùng người yêu cầu/duyệt. Không ghi trùng hay bỏ qua phê duyệt; nhờ người khác có quyền xem.
Thiếu hồ sơ hoặc lựa chọn
Kiểm tra chế độ thực tế, trường, quyền, năm và bộ lọc. Hoàn tất gia đình, phiên bản phí hoặc thiết lập trước. Mẫu trống hay lỗi tải không chứng minh hồ sơ thực tế không tồn tại.
Thao tác chưa hoàn tất
Đọc thông báo xác thực hoặc quyền. Kiểm tra trạng thái đã lưu và phần đã hoàn thành trước khi thử lại. Giữ mã tham chiếu và nhờ người phụ trách tài chính có quyền xem khóa hoặc hạn chế phê duyệt.
