Examiner dépenses, budgets et approbations
Consignez les dépenses prises en charge et vérifiez les approbations avec leurs justificatifs.
Vérifié le 29 octobre 2026
Présentation
Les dépenses distinguent engagements et dépenses comptabilisées comme payées. Seuils et contrôles budgétaires peuvent imposer une approbation préalable.
Repérez les éléments de l’écran
Exemple pour vous exercer : les noms, les données et les montants sont fictifs. Les options dépendent du programme scolaire, de la devise et de vos droits d’accès.
Exemple sur téléphone
Les libellés de l’interface sont en anglais. Les étapes traduites ci-dessous vous aident à repérer chaque commande. Suivez les étapes, vérifiez les informations enregistrées et choisissez la suite.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité
Utilisez votre compte scolaire autorisé. Les finances réelles exigent le module School Finance et un rôle financier, administrateur, propriétaire, copropriétaire, directeur ou chef d’établissement. Publication des frais et décisions d’ajustement : propriétaire, copropriétaire ou directeur ; aucune auto-approbation.
Avant de commencer
Vérifiez établissement, mode réel ou démonstration, devise et période. Préparez les justificatifs approuvés et confirmez qui peut enregistrer, approuver ou envoyer. Les factures d’abonnement Kurasa relèvent du guide Administration.
Préparez facture/reçu approuvé, catégorie, montant, dates et politique budgétaire. Identifiez demandeur et approbateur autorisé distincts.
Champs obligatoires et facultatifs
| Champ | Obligation | Format ou exemple | Condition préalable |
|---|---|---|---|
| Catégorie, montant et date de dépense | Obligatoire dans ce formulaire | Catégorie obligatoire, 120 caractères maximum ; montant positif et date obligatoires. Vérifiez l’échéance d’une facture. Description (255 caractères) et URL du justificatif (500) facultatives. | Politique scolaire approuvée, justificatif et responsabilité autorisée. |
| État de dépense et contexte budgétaire | Obligatoire dans ce formulaire | Choisissez engagement/facture à payer ou comptabilisé/payé selon le justificatif. Seuil et dépassement budgétaire peuvent exiger approbation avant comptabilisation. Un engagement n’est pas une dépense payée. | Politique scolaire approuvée, justificatif et responsabilité autorisée. |
| Type, cible, montant et motif d’ajustement | Obligatoire selon le cas | Si le formulaire est proposé, choisissez type et famille, ou dépense correspondante. Montant positif et motif de 255 caractères maximum obligatoires. Commentaire de décision facultatif ; approbateur autorisé distinct du demandeur. | Politique scolaire approuvée, justificatif et responsabilité autorisée. |
Conditions des listes de choix
| Choix | Origine des options | Sélection précédente | Si l’option manque |
|---|---|---|---|
| Approbations et catégories | Demandes enregistrées, règles scolaires, rôles financiers et catégories budgétaires configurées. | Enregistrez ou soumettez le dossier initial, puis utilisez le compte du réviseur autorisé. | Vérifiez état en attente/informations demandées, filtres et droits ; consultez l’historique avant une nouvelle demande. |
Parcours sur ordinateur
Vérifiez l’espace de travail et sélectionnez les options requises.
Démonstration à l’écran · 0:45Télécharger le GIF ↓- Ouvrez Finance → Dépenses ; comparez dépenses comptabilisées, engagements et budgets configurés. Lisez tout état sans budget avant d’interpréter le solde.
- Choisissez l’enregistrement d’une dépense. Saisissez catégorie, montant positif et date ; vérifiez échéance, description et URL facultatives.
- Choisissez engagement ou comptabilisé selon la preuve, relisez et enregistrez. Vérifiez si le dossier attend une approbation au lieu d’être comptabilisé.
- Ouvrez Approbations avec un propriétaire, copropriétaire ou directeur autorisé. Vérifiez type, famille/dépense, montant, motif et historique ; aucune auto-approbation.
- Approuvez, refusez ou demandez des informations selon le dossier ; ajoutez un commentaire utile. Rouvrez dépense/ajustement et vérifiez état et grand livre ; contrôlez séparément tout règlement externe.
Parcours sur mobile
Vérifiez l’espace de travail et sélectionnez les options requises.
Démonstration à l’écran · 0:45Télécharger le GIF ↓Sur téléphone, ouvrez Finance et faites défiler les onglets pour trouver la fonction. Consultez un panneau à la fois ; faites défiler les tableaux larges ou passez en paysage. Fermez le clavier pour atteindre les derniers boutons.
Renseignez les choix préalables avant les suivants. Revérifiez famille et période après un changement de filtres. Préférez un grand écran pour les matrices tarifaires et la facturation groupée ; les étapes écrites restent disponibles.
Attendez la confirmation, rouvrez le dossier et comparez-le au justificatif. Si la demande a pu aboutir, consultez reçu, traitement ou historique avant de réessayer.
Enregistrer et vérifier
État, décision et justificatif concordent. Attente d’approbation et engagement restent distincts d’une dépense payée.
Dépannage
La dépense reste en attente ou l’approbation est refusée
Vérifiez seuil, budget, rôle et identité du demandeur. Ne doublez pas la dépense ni ne contournez l’approbation ; un autre réviseur autorisé doit contrôler.
Un dossier ou un choix manque
Vérifiez mode réel, établissement, droits, année et filtres. Complétez d’abord famille, version tarifaire ou configuration. Une vue de démonstration vide ou une erreur de chargement ne prouve pas l’absence de dossier réel.
L’action n’a pas abouti
Lisez le message de validation ou d’accès. Vérifiez l’état enregistré et toute exécution partielle avant de réessayer. Gardez les références ; faites examiner verrouillage ou restriction d’approbation par le responsable financier autorisé.
