Enregistrer les paiements et vérifier les reçus
Consignez l’argent reçu, vérifiez l’affectation et le reçu émis.
Vérifié le 29 octobre 2026
Présentation
La saisie constate un encaissement réel sur une famille. Relisez affectation et notifications avant émission ; un aperçu n’est pas un reçu.
Repérez les éléments de l’écran
Exemple pour vous exercer : les noms, les données et les montants sont fictifs. Les options dépendent du programme scolaire, de la devise et de vos droits d’accès.
Exemple sur téléphone
Les libellés de l’interface sont en anglais. Les étapes traduites ci-dessous vous aident à repérer chaque commande. Suivez les étapes, vérifiez les informations enregistrées et choisissez la suite.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité
Utilisez votre compte scolaire autorisé. Les finances réelles exigent le module School Finance et un rôle financier, administrateur, propriétaire, copropriétaire, directeur ou chef d’établissement. Publication des frais et décisions d’ajustement : propriétaire, copropriétaire ou directeur ; aucune auto-approbation.
Avant de commencer
Vérifiez établissement, mode réel ou démonstration, devise et période. Préparez les justificatifs approuvés et confirmez qui peut enregistrer, approuver ou envoyer. Les factures d’abonnement Kurasa relèvent du guide Administration.
Préparez justificatif réel, famille, devise, moyen et date. Vérifiez si le paiement existe déjà ou vient du relevé PayBill.
Champs obligatoires et facultatifs
| Champ | Obligation | Format ou exemple | Condition préalable |
|---|---|---|---|
| Famille, moyen de paiement et montant | Obligatoire dans ce formulaire | Choisissez la famille réelle et un moyen proposé. Montant : 0,01–9 999 999, deux décimales maximum. Vérifiez la devise configurée ; l’enregistrement constate l’argent reçu, il ne le collecte pas à lui seul. | Justificatif du paiement réel et facture ou reçu familial enregistré. |
| Référence du paiement et date de réception | Obligatoire selon le cas | Référence obligatoire pour M-Pesa, banque et chèque, 120 caractères maximum. Vérifiez la date de réception, jamais future. Le nom de famille ne remplace pas une référence de transaction. | Justificatif du paiement réel et facture ou reçu familial enregistré. |
| Justificatif et notifications du reçu | Facultatif | Si proposé, justificatif facultatif : JPG/JPEG/PNG/PDF, 5 Mo maximum. Les options SMS/courriel peuvent envoyer un message à l’émission du reçu. Vérifiez destinataire autorisé, contact, canal et crédits éventuels. | Justificatif du paiement réel et facture ou reçu familial enregistré. |
Conditions des listes de choix
| Choix | Origine des options | Sélection précédente | Si l’option manque |
|---|---|---|---|
| Familles et lignes de factures ouvertes | Comptes familiaux enregistrés, rattachements scolaires et factures émises. | Terminez import et affectation familiale ; choisissez la famille avant l’affectation du paiement. | Vérifiez établissement, état familial, filtres et mode réel. Sans facture ouverte, un paiement peut rester non affecté. |
Parcours sur ordinateur
Vérifiez l’espace de travail et sélectionnez les options requises.
Démonstration à l’écran · 0:45Télécharger le GIF ↓- Ouvrez Finance → Frais scolaires → Paiements, ou la page Paiements distincte. Vérifiez la famille : cette dernière peut présélectionner le premier compte.
- Choisissez le moyen réel, saisissez montant, référence et date. Joignez un justificatif facultatif uniquement avec autorisation.
- Vérifiez lignes ouvertes, règle d’affectation et reliquat. Dans Frais scolaires, prévisualisez ; pour une affectation manuelle, saisissez les montants et prévisualisez à nouveau.
- Relisez paiement et notifications proposées. Dans Frais scolaires, confirmez réception et affectation avant comptabilisation ; sur la page distincte, émettez le reçu. Cela enregistre le paiement et peut envoyer les notifications choisies.
- Attendez la confirmation ; vérifiez numéro, famille, référence, affectation et solde. Téléchargez le reçu proposé ; utilisez la demande d’annulation/approbation pour corriger.
Parcours sur mobile
Vérifiez l’espace de travail et sélectionnez les options requises.
Démonstration à l’écran · 0:45Télécharger le GIF ↓Sur téléphone, utilisez Finance → Frais scolaires → Paiements pour le formulaire par étapes illustré. Choisissez famille, prévisualisez l’affectation et vérifiez la confirmation avant comptabilisation. La page Paiements distincte utilise l’aperçu et l’émission du reçu.
Sur téléphone, ouvrez Finance et faites défiler les onglets pour trouver la fonction. Consultez un panneau à la fois ; faites défiler les tableaux larges ou passez en paysage. Fermez le clavier pour atteindre les derniers boutons.
Renseignez les choix préalables avant les suivants. Revérifiez famille et période après un changement de filtres. Préférez un grand écran pour les matrices tarifaires et la facturation groupée ; les étapes écrites restent disponibles.
Attendez la confirmation, rouvrez le dossier et comparez-le au justificatif. Si la demande a pu aboutir, consultez reçu, traitement ou historique avant de réessayer.
Enregistrer et vérifier
Reçu enregistré et justificatif réel concordent, avec affectation voulue et reliquat identifié.
Dépannage
Une erreur apparaît après émission
Vérifiez relevé familial et historique avant de réessayer. Gardez la référence : répéter peut créer un doublon si le premier enregistrement a abouti.
Un dossier ou un choix manque
Vérifiez mode réel, établissement, droits, année et filtres. Complétez d’abord famille, version tarifaire ou configuration. Une vue de démonstration vide ou une erreur de chargement ne prouve pas l’absence de dossier réel.
L’action n’a pas abouti
Lisez le message de validation ou d’accès. Vérifiez l’état enregistré et toute exécution partielle avant de réessayer. Gardez les références ; faites examiner verrouillage ou restriction d’approbation par le responsable financier autorisé.
